DOCBOX® Dokumentenmanagement

Ihr DMS – papierlos, revisionssicher und KI-gestützt

Stellen Sie sich Ihre DOCBOX® in wenigen Schritten zusammen: Hosting, Benutzer, Module und Schnittstellen. Wir prüfen Ihre Auswahl und melden uns mit einem passenden, verbindlichen Angebot.

  • ISO 27001-zertifizierter Partner
  • Hosting in Deutschland
  • Ein Ansprechpartner: Deeken.Technology
Bedarf jetzt erfassenDemo 30 Tage testen

Core Features

  • Revisionssicher: Archivierung aller Dateiformate, z. B. Word, Excel, CAD
  • Volltextsuche: OCR-Texterkennung findet jedes Dokument in Sekunden
  • Überall verfügbar: Windows, Mac, Browser, Smartphone und Tablet
  • Automatisierung: Autoarchiv, Workflowmanager und KI-Seiten
  • E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD mit Metadesigner & Extractor
  • Schnittstellen: DATEV, Outlook, ERP, CRM und Business Central
  • Hosting: im IONOS-Rechenzentrum in Deutschland – betreut von Deeken.Technology, 50 GB Speicher inklusive

Was die DOCBOX® kann

Alles finden. Nichts mehr suchen.

Die DOCBOX® vereint Papierarchiv und elektronische Dokumente in einem revisionssicheren Archiv. Schon der Grundumfang enthält alles, was Ihr Team für den digitalen Alltag braucht.

  • Blitzschnelle Volltextsuche

    Volltextindizierung per OCR, Volltext- und Detailsuche mit strukturierter Darstellung der Treffer.

  • Revisionssicher

    Revisionssichere Archivierung – Dokumente bleiben unverändert und jederzeit reproduzierbar.

  • Ansicht wie im Leitz-Ordner

    Vertraute Ablagestruktur mit unbegrenzten Kategorien und Ordnern – ohne Einarbeitungshürde.

  • Drag & Drop für alle Formate

    Drag & Drop-Archivierung aller Dateiformate, z. B. Word, Excel oder CAD.

  • Plattformunabhängig & mobil

    Client betriebssystemunabhängig (Mac, Windows, mobile Geräte) – inkl. 2 Mobile Token für die App.

  • Rechteverwaltung

    Zugriffsrechte für Benutzer, Lesebenutzer und Administratoren zentral verwalten.

  • Stempel, Notizen, Wiedervorlagen

    Dokumente direkt bearbeiten, kommentieren und Fristen im Blick behalten.

  • PDF-Werkzeuge inklusive

    DOCBOX® PDF-Drucker, Dokumentenvorschau sowie Zusammenführen und Teilen von PDFs.

  • Alle gängigen Scanner

    Unterstützung aller gängigen Scanner.

  • Solide Technik

    PostgreSQL-Datenbank, FTP- und Webserver sowie responsive Anbindung mobiler Geräte.

KI & Automatisierung

Belege, die sich selbst ablegen

Mit Autoarchiv, Meta-Masken, Extractor und Workflowmanager landen Dokumente automatisch am richtigen Ort und laufen durch Ihre Freigaben – bis zur Übergabe an Ihre Buchhaltung.

  1. Automatische Ablage

    Autoarchiv, E-Mail-Archivierung, Barcode und Dokumentenklassifizierung sorgen dafür, dass Dokumente ohne Handarbeit richtig abgelegt werden.

  2. E-Rechnung

    XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten Sie mit dem Metadesigner inkl. Meta-Maske und dem DOCBOX® Extractor – für den Empfang ist keine KI nötig.

  3. Workflows & Freigaben

    Der Workflowmanager bildet Freigaben und Abläufe digital ab – je Workflowstartknoten ein eigener Prozess.

Die Bausteine im Überblick

  • DOCBOX® Extractor: Office to PDF, Basis für KI und XRechnung
  • Metadesigner: Meta-Masken für strukturierte Dokumentdaten
  • Workflowmanager: Freigaben mit Workflowstartknoten
  • Autoarchiv & Autoexport: Ablage und Übergabe an Drittsysteme
  • KI-Seiten: Seitenpakete für die KI-Verarbeitung
  • KI-Modell: Umwandlung von Ausgangsrechnungen ins ZUGFeRD-Profil
  • SmartBook & MetaXport: vorbereitende Buchhaltung
  • FIN-Erkennung: Fahrzeug-Identnummern erkennen und ablegen

Schnittstellen & Plugins

Die DOCBOX® lässt sich an Ihre bestehende Software anbinden – über Autoexport, EasyConnect, REST-API und passende Plugins.

  • DATEV Belegbildservice
  • Addison OneClick
  • Microsoft Outlook
  • Microsoft Dynamics Business Central
  • SAP
  • microtech
  • GDI Business Line
  • KS21
  • L3 von Service
  • bezahl.de
  • ecaros
  • REST-API

Demo-Umgebung

DOCBOX® 30 Tage selbst testen

Probieren Sie die DOCBOX® in unserer Demo-Umgebung aus – kostenlos und unverbindlich. Formular ausfüllen, und Sie erhalten Ihre Zugangsdaten per E-Mail.

So funktioniert's

  • Formular ausfüllen: Name, Firma und E-Mail genügen
  • Zugangsdaten erhalten: per E-Mail an die angegebene Adresse
  • Im Browser anmelden: als Standardbenutzer oder Administrator
  • 30 Tage testen: Ablage, Suche, Stempel, Notizen und Wiedervorlagen
Die Demo ist eine gemeinsam genutzte Testumgebung – bitte keine echten oder vertraulichen Dokumente hochladen.

Demo-Zugang anfordern

Bedarfsanfrage

Ihre DOCBOX® in sechs Schritten

Wählen Sie aus, was Sie brauchen – alles unverbindlich. Wir prüfen Ihre Angaben, beraten Sie bei offenen Punkten und erstellen Ihnen ein passendes Angebot.

Unverbindlich und kostenfrei: Ihre Anfrage verpflichtet zu nichts – wir beraten Sie persönlich und erstellen Ihnen ein passendes Angebot.

Wo soll Ihre DOCBOX® gehostet werden?

Beide Varianten laufen in deutschen Rechenzentren. Unsere Empfehlung: das Hosting durch Deeken.Technology im IONOS-Rechenzentrum.

Wie viele Personen arbeiten mit der DOCBOX®?

Im Grundumfang enthalten: 1 Benutzer, 1 Administrator, 1 Mandant und 2 Mobile Token für die App.

Benutzer
LesebenutzerDürfen Dokumente suchen und ansehen, aber nicht ändern
Mobile Token (App)Zugriff per Smartphone oder Tablet – 2 sind inklusive
MandantenGetrennte Archive für mehrere Firmen – 1 ist inklusive

Welche Module brauchen Sie?

Mehrfachauswahl möglich. Module lassen sich auch später jederzeit hinzubuchen.

Unsere Empfehlung für den Einstieg: E-Mail-Archivierung, Workflowmanager sowie Metadesigner & Extractor – damit sind Sie auch für die E-Rechnung bereit.

Mit welcher Software soll die DOCBOX® sprechen?

Wählen Sie Ihre Systeme aus. Nicht dabei? Tragen Sie Ihre Software einfach im Freitextfeld ein.

Dokumentenscanner

Optional: ein Dokumentenscanner für die schnelle Digitalisierung Ihrer Papierablage.

Ihre Kontaktdaten

Wir melden uns innerhalb eines Werktags mit Rückfragen oder Ihrem Angebot.

Max Tapken

Ihr Ansprechpartner

Haben Sie Fragen zur DOCBOX® oder möchten Sie sie vorab live sehen? Ich zeige Ihnen gern alles in einer kurzen Online-Demo.
Mit freundlichen Grüßen

Max Tapken

Head of SalesDeeken.Technology GmbH

OM-Allee 7
49685 Emstek

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